Chambre de Commerce et d'industrie Magog-Orford

Réussir une ouverture officielle

La CCI Magog-Orford prend à cœur la réussite des entreprises de la région. C’est pourquoi, le présent document vous permettra d’ériger votre lancement dans le monde des affaires en suscitant l’attention souhaitée. Cette étape importante dans le cheminement d’une entreprise, soit l’ouverture officielle, s’effectue habituellement dans les premières semaines suivant le déclenchement des activités de l’organisation.

 Organisation de l’ouverture

Après le choix de la date d’ouverture, vous devez attaquer les préparatifs pour l’ouverture officielle de votre organisation.

Certains lancements sont constitués en deux temps.

– En matinée

  • Conférence de presse pour les médias, les personnalités publiques et les bailleurs de fonds

–  En soirée

  • 5 @ 7 avec une conférence de presse plus informelle pour les fournisseurs, la famille et les commerçants voisins.

Rien ne vous empêche toutefois de vous faciliter la tâche et de mettre sur pied qu’un seul événement où chaque invité sera présent.

Préparation et logistique

Tout d’abord, vous devez établir sur quel format se tiendra l’ouverture officielle. Ci-dessous, une liste d’idées pour que votre lancement soit une réussite!

IMG_1377 (Custom)

–  Discours

–  Démonstration du savoir-faire

–  5 @ 7, déjeuner-conférence ou souper

–  Dégustation

Suite à la décision du format d’ouverture, vous devrez définir vos besoins face aux différentes ressources.

–  Vêtements ou objets promotionnels

–  Cadeaux d’invités

–  Ressources humaines

  • Accueil
  • Animation
  • Services alimentaires
  • Photographes

Usez de votre imagination pour cette partie et personnalisez l’événement en fonction du type d’organisation.

Invitations

Il est suggéré d’envoyer les invitations à deux reprises soit trois semaines avant l’événement et une semaine précédant la conférence. La lettre doit contenir au minimum les trois points suivants :

–  L’objet, la date, l’heure et le lieu

–  Texte répondant aux questions : Qui? Quoi? Quand? Où? et Comment?

–  Demande de confirmation

Nous conseillons de relancer les invités de marque par téléphone quelques jours avant l’événement.

 

La pochette de presse

carte membre

Afin de publiciser votre nouvelle organisation, il est préférable d’élaborer une pochette de presse.

Habituellement, elle contient tout le nécessaire pour informer les journalistes, les personnalités politiques et les fournisseurs des biens et services offerts dans l’entreprise.

–  Ordre du jour de la conférence de presse

–  Communiqué de presse[1]

–  Cartes d’affaires

–  Dépliants

–  Photos

–  Textes d’information supplémentaire

Jour de l’ouverture officielle

Les étapes pour la journée de l’ouverture officielle sont les mêmes que celles présentées dans le document Démarches pour la réussite d’une conférence de presse.

Le suivi

Nous conseillons aux entrepreneurs d’envoyer le communiqué de presse complet avec quelques clichés de l’ouverture officielle aux médias absents lors de la conférence de presse.

 

 

Fiche de contrôle – Réussite d’une ouverture officielle

 

–     Choix de la date d’ouverture

IMG_4384 (Custom)

Choix de la formule

  • Ton de la conférence de presse
  • Lieu
  • Format
  • Porte-parole

–       Calendrier des événements

–       Ressources humaines nécessaires

  • Accueil
  • Animation
  • Services alimentaires
  • Photographes

–       Préparation du discours

–       Liste des invitations

–       Lettre d’invitation

–       Pochette de presse

  • Ordre du jour
  • Communiqué de presse
  • Cartes d’affaires
  • Dépliants
  • Photos
  • Textes d’information supplémentaire

–       Aménagement de la salle


[1] Les conseils pour accomplir communiqué de presse sont dans le document Démarches pour la réussite d’une conférence de presse de la CCI Magog-Orford