Chambre de Commerce et d'industrie Magog-Orford

Réussir une conférence de presse

Pourquoi une conférence de presse?

IMG_3465 (Custom)Briller sous les projecteurs lors de l’inauguration d’une entreprise, du lancement d’un produit ou l’annonce d’un événement représente une opportunité remarquable pour les entrepreneurs. À cet effet, une simple conférence de presse vous aidera à propulser vos affaires et à piquer la curiosité des possibles clients!

Le mandat du présent document consiste à dresser un portrait global des étapes d’une conférence de presse et à vous accompagner dans son accomplissement.

 

La conférence de presse

L’inauguration d’une conférence de presse comprend trois étapes importantes.

Préparation

Vous devez définir ces quelques points avant d’entreprendre les étapes logistiques :

–  Ton de la conférence de presse

  • L’ouverture d’une nouvelle entreprise, l’annonce d’un investissement et/ou le lancement d’un produit se donne habituellement sur un ton festif et/ou événementiel.

–  Lieu

  • Le choix du lieu est une étape importante car il devra refléter les messages à véhiculer, tout en étant pratique et accessible.

–  Format

  • Une simple conférence de 15 à 30 minutes, un déjeuner-rencontre, un souper ou un 5 @ 7 sont de bonnes idées, simples, pour que votre conférence de presse soit un succès. La formule peut, par la suite, être bonifiée par une visite en entreprise, une conférence, une dégustation : toutes idées sont bonnes pour faire briller votre conférence de presse.

–  Porte-parole

  • Le porte-parole est généralement le gérant ou le propriétaire.

–  Public invité

  • Les suggestions de personnalités à inviter sont dans la section Qui inviter?

–  Calendrier des événements

  • Exemple :

10h00 – Début de l’arrivée des invités

10h15 – Mot d’accueil du propriétaire

10h20 – Dégustation

10h45 – Conférence de presse du propriétaire

10h55 – Mot d’un dignitaire

11h05 – Questions des journalistes

11h15 – Départ des invités

 

Logistique

La logistique de la conférence de presse peut s’échelonner sur plusieurs semaines. Vous devez déterminer les points suivants :

–  Date, heure et lieu

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  • La conférence de presse, dans l’optique d’attirer un maximum de médias, doit se dérouler entre 10h00 et 11h00 en matinée ou entre 13h30 et 14h30. Sachez que, si vous organisez un souper ou un 5@7, les médias télévisuels et radiophoniques seront habituellement disponibles à la fin de votre événement.
  • La date de tombée des hebdomadaires régionaux, soit le Reflet du Lac et le Journal de Magog, est le lundi à 13 h 00.

–  Aménagement de la salle

  • Vous devez préconfigurer la salle avant la journée de l’événement.
    • Préparation des marques-places
    • Endroit propice pour les médias

–  Vêtements, objets promotionnels ou cadeaux

–  Éléments à remettre aux journalistes

  • Communiqué de presse
  • Liste des contacts utiles
  • Visuels des produits offerts; de la publicité.

–  Liste des invités

  • Afin de faciliter la tâche des personnes assignées à l’accueil, préparer la liste de tous les invités.

 

Protocole

Lors d’une conférence de presse, le protocole se montre relativement souple. Selon le Service des communications de la Ville de Magog, la personne qui reçoit les invités doit discourir en premier suivi par les techniciens/employés et/ou les fournisseurs : les conférenciers les plus importants doivent s’exprimer en dernier. Il est conseillé de garder une dizaine de minutes pour les questions. Par contre, certains médias vont préférer interviewer les conférenciers individuellement après les conférences et la période de questions.

Invitations

Il est recommandé d’envoyer les invitations trois semaines avant l’événement. La lettre d’invitation ressemble au communiqué de presse avec quelques subtilités :

–  Nom de l’invité en en-tête

–  Signature du conférencier à la fin de la lettre

–  Un paragraphe indiquant comment répondre à l’invitation

Habituellement, l’invitation révèle moins que le communiqué de presse : il sert essentiellement de premier contact.

 

Qui inviter?

Médias

Avec les informations fournies dans votre communiqué de presse, certains médias mentionneront l’ouverture de votre entreprise mais seront absents lors de votre conférence de presse. Dites-vous que c’est de la publicité additionnelle qui vous ne coûtera pas un sou! Le tableau 1.1 de l’annexe, présente les médias régionaux, leur site Internet et l’adresse courriel à laquelle vous devrez envoyer votre communiqué de presse.

Dignitaires

Ils peuvent être un additif important à votre conférence de presse par leur notoriété dans la région.

Entourage

Le réseau social est l’une des clefs du succès de maintes entreprises. C’est pourquoi, nous vous suggérons d’inviter vos différents bailleurs de fonds tels que les institutions financières, les investisseurs privés, le centre local de développement et Investissement Québec. Nous conseillons également que vous invitiez les professionnels extérieurs à votre entreprise comme votre notaire et vos fournisseurs. Pour terminer, par courtoisie et dans l’optique d’obtenir une certaine renommée, invitez les commerces avoisinants, un représentant de Tourisme Cantons de l’Est ainsi qu’un représentant touristique local.

 

La recette d’un communiqué de presse.

L’objectif principal du communiqué de presse est d’attirer les médias et les personnalités publiques lors du lancement de votre entreprise. Très court, d’une longueur maximale d’une page recto, il répond d’emblée aux questions des invités. Il est préférable d’envoyer le communiqué de presse aux médias une semaine avant la venue de l’événement ainsi que la veille de celui-ci. Le premier envoi servira à informer les médias de votre conférence de presse : le second leur rappellera.

Le premier paragraphe, de cinq à dix lignes, est bref et précis. Puisqu’ils reçoivent une quantité importante de communiqués de presse, les médias offrent une importance particulière à cette partie.

Il doit répondre à cinq questions :

–  Qui?

  • Indiquer le nom de l’entreprise et du propriétaire.IMG_9605 (Custom)

–  Quoi?

  • Indiquer qu’il y aura une conférence de presse pour l’ouverture
  • Énoncer les biens et services offerts par l’entreprise.

–  Quand?

  • Fournir la date et l’heure de l’événement.

–  Où?

  • Mentionner l’adresse où la conférence aura lieu et le numéro de la salle, s’il y a lieu.

–  Comment?

  • Signaler rapidement les particularités qu’aura la conférence de presse.

Pour ajouter de la chair autour de l’os, les deux paragraphes qui suivent précisent les cinq questions répondues au premier paragraphe.

À titre indicatif, des idées de sujets à aborder dans le communiqué de presse :

–  Les sujets qui seront abordés durant la conférence de presse

–  Les biens et services de l’entreprise

–  Les événements entourant la conférence de presse

  • 5 @ 7
  • Spectacle de musique
  • Démonstration
  • Dégustation

Habituellement, le dernier paragraphe du communiqué de presse est d’une ou deux lignes. Il doit être accrocheur : rappelez-vous, les dernières lignes sont généralement celles qui restent marquées dans la mémoire du lecteur. Même si votre communiqué de presse respecte la recette préférée des médias, il doit ressortir de la masse. C’est pourquoi, il est propre à vous d’y ajouter une touche personnelle : n’hésitez pas à utiliser des adjectifs!

IMG_4065 (Custom)Mis à part les éléments textuels, vous devez ajouter les éléments suivants dans le communiqué de presse :

–  Logo de l’entreprise dans le coin gauche du communiqué de presse

–  Nom du propriétaire de l’entreprise, son adresse, son numéro de téléphone ainsi que son courriel.

Le communiqué de presse est offert aux journalistes avec la pochette de presse. Selon certains publicitaires, le document envoyé à titre informatif, avant la venue de l’événement, doit dévoiler un minimum d’informations afin de piquer la curiosité des journalistes. À l’opposé, certains experts en marketing soutiennent qu’il convient d’envoyer le communiqué de presse complet en amont de l’événement. Il est de votre ressort de juger ce qui est le mieux pour votre conférence de presse.

La pochette de presse

Afin de publiciser votre organisation, il est préférable d’élaborer une pochette de presse. Habituellement, elle contient tout le nécessaire pour informer les journalistes, les personnalités politiques et les fournisseurs des biens et services offerts dans l’entreprise.

–  Ordre du jour de la conférence de presse

–  Communiqué de presse

–  Cartes d’affaires

–  Dépliants

–  Photos

–  Textes d’information supplémentaire

Jour de la conférence de presse

 

IMG_7310 (Custom)Si vous avez suivi les étapes précédentes, le jour de la conférence de presse devrait bien se dérouler.

–  Installation de la salle

–  Suivre une liste de contrôle (check-list) :

  • Endroit accessible (indications du lieu et accès au stationnement)
  • Installation de la salle (chevalet, nombre suffisant de chaises/tables, éléments de décoration…)
  • Vérification du matériel technique
  • Photographe

Le suivi

Nous conseillons aux entrepreneurs d’envoyer le communiqué de presse complet avec quelques clichés de l’ouverture officielle aux médias absents lors de la conférence de presse.


La Chambre de commerce et d’industrie Magog-Orford vous souhaite de réussir votre conférence de presse et vous invite à nous contacter si vous avez besoin d’être d’avantage épaulé dans cette démarche. Bonne continuité dans votre entreprise!